周年イベントを開催する場合、社員や経営層のほか、OBや取引先といったように、通常のイベントよりも関係者が多くなるケースが一般的です。その結果、「誰のためのイベントか」が曖昧になってしまい、企画内容の優先順位がぶれやすくなることが考えられます。
早期にプロジェクトの体制や合意形成を設計しないと、意見調整だけで労力がかかってしまい、肝心のコンテンツに関する検討や準備にリソースを割くことが難しくなる可能性があります。
周年だからとりあえず記念のイベントを行うといった発想で進めた場合、本来の目的と企画の内容が噛み合わなくなってしまいます。そうなると一体感のない構成になるため、「結局何を伝えたいイベントなのかわからなかった」という評価につながりがちです。周年イベントを行う場合には、イベントの開催によって達成したい目的を明らかにした上で企画を立てることが大切です。
周年イベントを開催する際には、担当者が専任で準備を行えるとは限りません。多くの場合、通常業務と並行して準備を進めていくケースが一般的です。そのため、プロジェクトの立ち上げや準備の開始が遅れてしまうと、通常業務を行いながらイベント準備を進めるのが困難になり、確認もれやトラブルが発生する可能性が高まります。
このような点から、周年イベントを開催する際には早期に計画をスタートして担当者が余裕を持って準備を進められる環境を作ることが理想的といえます。
イベントを開催する目的をはっきりと決めずに企画を進めると、イベントに一貫性がなくなってしまいます。「周年記念だからとりあえずイベントを開催する」といった状態で企画を進めるのではなく、「今回の周年イベントでは何を達成したいのか」を明らかにした上で、コンテンツや演出を目的に紐付けた形で設計を行い一体感のある構成にできます。
「誰に何を伝えたいのか」を決めずに内容を考えた場合、「経営層向け」「若手社員向け」「顧客向け」といったようにさまざまな内容が混在してしまい、イベントの内容と参加者のミスマッチが起こりかねません。このような状況の場合、中途半端な内容となり誰にもメッセージが届かなくなる可能性があります。
この点から周年イベントは「誰に何を伝えたいのか」を言語化し、それに沿った形で企画をスタートすることが必要です。
周年イベントに経営層の意向が反映されるのは問題ありませんが、そこで現場の声を聞かなかった場合、社員に「やらされている感」が出てきてしまい、経営層と社員の間に温度差が生まれてしまいます。
例えば、周年事業は企業の歴史を振り返る大切な機会ではありますが、そこで経営層やベテラン社員の「昔話」のみで構成されてしまうと、その時代を知らない社員にとっては「特定の世代だけで盛り上がっている」といった印象を受けてしまい、一体感を生むばかりか距離感を強めるきっかけにもなりかねません。イベントを企画する際には「会社としての節目」と「社員にとっての周年イベントの意味」の両方を考えた設計を行うことが大切です。
周年イベントだからと張り切ってコンテンツを詰め込みすぎると、ひとつひとつの内容が浅くなるばかりか参加者の負担も大きくなります。さらに情報量が多すぎて「どこが周年イベントのハイライトだったのかわからない」と評価される可能性も考えられます。
そのため、目的と参加者の視点を大切にしながらイベント内容に優先順位をつけ、必要に応じて内容を削る勇気を持つことが必要になります。目的や軸となるメッセージに直結しない企画は省いてメリハリを感じられる構成にすることによって、参加者の印象に残る時間にできます。
周年イベントはその規模の大きさから、準備内容が非常に多くなります。そのため、半年前や数ヶ月前から動き出した場合には、希望の会場が予約できない、制作物の品質が満足できるものにならない、リハーサルの時間を確保できないなどさまざまな問題が発生する可能性が高まります。
この点については、早い段階でプロジェクトの立ち上げを行い、企画の骨子だけでも合意しておくことによって、外部のパートナーとの連携や社内での調整を計画的に進められます。
総額の予算は決定しているものの、「会場」「映像」「演出」「記念品」といった細かい配分を決めないまま手配を進めた場合には、結果的に予算を超過してしまうリスクが考えられます。そうなると演出が貧弱になる、重要なコンテンツを削らざるを得なくなるといったことにつながってしまいます。
この部分については、周年イベントの目的に沿って「どの部分にどれだけ予算をかけるべきか」の検討と、項目別の予算枠設定が必要となります。
誰が決め、最終的に承認を行うのかが曖昧な状態でプロジェクトを進めようとすると、企画や制作物などの承認に時間を要するばかりか直前で差し戻しややり直しが発生するケースもあります。
さらに担当者の役割分担がはっきりしていない場合、抜けや漏れ、タスクの重複が発生してチーム内での負荷が大きくなります。この点への対策は、周年プロジェクトの体制図を作成し、責任者やそれぞれの担当、決裁者を明らかにしておくことです。意思決定のプロセスをあらかじめ合意しておけば、スムーズな進行に繋げられます。
参加者に対してイベントに関する案内を十分に行っていないと、参加率の低下や当日の混乱につながります。まずは日程が決定した時点で参加者に発信を行い、その後も情報を定期的に発信することによってイベントへの期待感を高めていくことがおすすめです。
イベント当日は、いくら準備をしていても音響トラブルや進行の遅延、配布物の不足といったように、トラブルが発生する可能性をゼロにするのは難しいといえます。この点については、映像や音響機材などの事前リハーサルを入念に行っておくことはもちろん、プログラム間に予備時間を意図的に組み込む、トラブル時の対応マニュアルを作成しておくといった対策が有効であるといえます。
プログラムを組む際に、経営層の長いスピーチや一方的な映像の視聴、長時間の業績発表といったように、ただ座って聞いているような内容の場合、参加者は退屈してしまいます。このような内容が続くイベントの場合、「参加させられている」という印象を持たれてしまいますので、参加者が主体的に関われるような内容を企画することが大切です。
周年イベントを成功に導くには、イベントを開催する目的を一本の軸として設定することが挙げられます。例として、「未来へのビジョンを共有する」といったように、伝えたいメッセージを端的な言葉で言語化するとわかりやすくなります
軸がしっかりと決まっているのであれば、意見が対立したときや予算配分に迷った場合にも、はじめに決めた目的に合致しているかどうか、という観点で考えられ、一貫性のあるメッセージが伝わる内容のイベント開催に繋げられます。
社員が「参加させられている」のではなく、「自分ごと」として捉え、参加できる企画を取り入れることもポイントのひとつです。具体的には、事前の社内アンケートで企画を募集する、各部署からスタッフを選出して企画から携わってもらう、社員同士がコミュニケーションを取れるアクティビティを取り入れるなど、事前の準備段階から当日まで社員を巻き込む仕組みを作るのがおすすめです。社員が参加できる仕組みや企画を取り入れることにより、参加意欲が向上して一体感の醸成にもつながってきます。
イベントの盛り上がりを当日で終わらせるのではなく、企画段階から「イベント後」の展開までを計画しておくことも大切です。当日の様子を撮影し、後ほどダイジェスト動画を制作して社内ポータルで配信するなどのほか、イベント後に参加者アンケートを実施することによって効果の測定と課題の洗い出しができ、次の施策に活用するといったこともできます。
周年イベントの準備は、企画・運営・制作・演出など多岐にわたりますので、全てを自社で行おうとすると担当者の負担が非常に大きくなります。外注することで効率よく進められますが、会社の歴史や文化への理解が求められる部分については、自社で対応した方が良いといえます。
以上から、映像制作や空間デザイン、演出、当日の進行など、専門的なスキルやノウハウが求められる部分は外注するといったように、自社で対応する部分と外注する部分についての検討が重要になってきます。
初めて周年イベントを担当する場合には、イベント規模や予算感、企画内容などを手探りで進めることになるため、経験豊富なイベント会社に依頼することがおすすめです。周年イベント会社であれば、さまざまなノウハウを持っていますので、自社のニーズに合った周年イベントを開催するためのサポートを行ってくれます。
通常業務と並行して周年イベントの準備を行うことが難しい、と感じる場合も周年イベント会社への依頼を検討した方が良いケースであるといえます。無理に自社で行おうとすると、準備開始が遅れる、リハーサルが十分に行えない、当日のトラブルに対処しきれないといった失敗につながる可能性が高くなってしまいます。
イベント会社に依頼できれば、専門チームが進行管理や制作のディレクション、当日の運営などさまざまな部分を担うことから、担当者は社内の調整やイベント内容の意思決定に集中できます。
周年イベントは、経営層や総務・人事・広報・営業といったように複数の部署が関わります。社内のみで意見の調整を行った場合、それぞれの主張が平行線を辿ってしまい、企画の決定まで時間がかかってしまうケースもあります。そこにイベント会社が第三者として入ることによって、客観的な視点による企画案などの提案が可能となるため、複数部署の合意形成が進みやすくなることが期待できます。
「周年」という特別な節目のイベントにふさわしい、質の高い映像や非日常感のある空間演出を希望する場合には、プロの力が必要となります。イベントのコンセプトを表す映像の作成や、音響・照明を駆使した演出、統一感のある会場の装飾を行うには、経験がない社員では難しい部分があるといえます。
周年イベント会社に依頼することにより、参加者の視覚や聴覚に訴えかける演出を企画してくれますので、印象に残るイベントの開催に繋げられます。
参加者が数百人規模となる大規模なイベントの場合、開催の難易度も上がります。例えば会場の選定、イベント当日の参加者の誘導、受付、トラブル時の対応など、運営のオペレーションも複雑になります。特に当日は動線の設計がポイントのひとつとなるため、専門的なノウハウが必要です。
周年イベント会社であれば、運営マニュアルの作成や綿密な当日の連携体制の構築が可能となり、参加者が多い場合でもスムーズな進行を行えます。
従業員・取引先・消費者など、誰に向けるかによって周年事業の目的や適切な施策は異なり、曖昧なままでは伝えたい価値が十分に届きにくくなります。だからこそ、「誰に向けた取り組みなのか」を明確にすることが重要です。また、周年事業を支援する会社も得意分野が分かれているため、ターゲットに合ったパートナー選びが成果につながります。
当メディアでは、こうした観点から対象者別におすすめの企業をご紹介していますので、以下よりご確認ください。