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イベント企画は内製と外注どちらがいい?

イベント企画を外注するメリット/デメリット

メリット

イベントは、「ターゲット層」と「目的」に合う企画を立案し、コンテンツを作り、集客を行った上で実施しなければいけません。PR効果を得るためには、ノウハウや経験が必要です。プロのイベント企画会社なら、これまでの経験やネットワークを活かし、費用対効果の高いイベント企画を立案してくれます。プロの力によるクオリティの担保が外注の大きなメリットです。

イベント会社には、会場の手配や受付・司会者・インフルエンサーなど人材確保を得意としている会社も少なくありません。自社では対応が難しい規模のイベントを開催できます。

また、イベント担当の業務負担を減らせるのもメリットのひとつです。イベントは、社内で行うと膨大な時間がかかります。これらの作業を外注することでリソースを重要な業務や本来の業務に集中させられ、業務効率化につながるのです。

プロのクオリティで自社では実現できない費用対効果を生み出しながら、業務効率アップできるのが、イベント企画を外注するメリットといえます。

デメリット

外注のデメリットのひとつは、当然ながらコストがかかることです。規模や目的、開催場所によって外注費用は変わりますが、場合のよっては、数百万円の予算が必要なことも。コストを抑えたいときには向いていないかもしれませんが、期待できる効果との兼ね合いで検討することをおすすめします。

連絡や対応のスピードが遅くなることもあります。社員だけで企画している場合は、社内でのスピーディーな話し合いが可能です。外注することで、連絡系統が複雑になり、不便を感じることがあるかもしれません。

外注の最大のデメリットは、社内にイベント企画のノウハウが蓄積されないことです。社内のリソースを割く必要がなく、効率が良い代わりに、経験は得られません。自社でイベントを企画したいと思ったときに対応が難しいでしょう。将来的に自社でイベントを企画・運営したいと考えているなら、ノウハウの共有や、伴走型のサービスを提供している会社を検討してみてください。

イベント企画を内製した場合のメリット/デメリット

メリット

イベント企画を内製するなら、自社ブランドを知り尽くしているので、ブランドイメージに合ったイベントを企画できます。イベントに必要なアイテムをすべて自分たちで発注するため、イメージに近いものを作ることも可能です。一貫性のあるメッセージを伝えることができます。

また、社内でのやりとりが基本になるため、希望や指示など伝達がスムーズです。企画会議などのスケジュールも立てやすく、予定の変更にも柔軟に対応できます。やりとりにタイムラグが発生しないことがメリットです。

自社で行えば、成功したとしても失敗したとしても、その経験が蓄積されます。ノウハウを自社で構築していけるので、イベントを開催するたびに、精度が高まるでしょう。イベント開催のノウハウは財産です。

外注するより自社で行う方がコストはかかりません。継続的にイベントを開催する場合、経験やノウハウを積み重ねていくことで、持続的なコストカットが実現します。

デメリット

イベント企画は、関連企業への連絡や指示、発注など、慣れない業務がたくさんあります。社員の負担が増え、重要事項を見落とす可能性も少なくありません。イベントでは、新商品のプロモーションや企業イメージ向上を目的とすることが多いですが、イベントのノウハウがないため、見込んでいた効果を期待できない可能性もあります。

イベント当日のトラブルに対応できなければ、逆にイメージダウンにつながることも。集客のノウハウがない場合、ターゲットが集まらない可能性もあります。

まとめ

外注は、業務効率が良いという大きなメリットがある代わり、自社にノウハウが蓄積しないのがデメリット。内製なら自社で経験を積めますが、そもそもノウハウがないために期待する効果が得られないというデメリットがあります。内製も外注もどちらも一長一短。イベント開催の目的や将来の目標を見据えて選ぶことが大切です。

イベントが年に数回しかないのであれば、自社で行ってもノウハウの蓄積は難しいでしょう。イベントには大きなコストがかかります。失敗したくなければ、プロに依頼して、クオリティの高いイベントを企画してもらうことをおすすめします。

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