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【PR】飽きさせない!
オンラインイベント成功の法則

新型コロナウイルスの感染の影響で、需要が高まっているオンラインイベント。Peatixが2021年6月25日〜7月2日にアンケートを実施し、下記のようなレポートが発表されました。

"驚くべきことに、新型コロナウイルス感染症の流行が収束したとしても、37.8%の主催者が「ほとんどのイベントはオンライン」として回答しています。更に、会場に参加者を集める一方でオンライン配信も行う「ハイブリッドイベント」を検討している人は、78.3%もいる結果となりました。"(※)

このように、今後も引き続きオンラインイベントやハイブリッドイベントを行う人が増え、オンラインイベントが“当たり前”になる時代が近いと言えるでしょう。

しかしながら、オンラインイベントが増えるにつれて「飽き」も避けては通れない問題です。そこでオンラインイベントを盛り上げるための工夫について、イベント配信プラットフォーム「WEBENT」を開発したディーフレックスに聞きました。

ディーフレックスが行う
オンラインイベントの
演出に迫る

ディーフレックス
引用元HP:ディーフレックス公式HP
https://www.deeflex.jp/

お答えくださったのは、事業開発局企画営業部の石田氏。BtoBイベントをメインとしたイベント制作サポートを提供する新規サービスの開発・営業・販売を担当。

PRイベントから企業内イベントまで各種案件に対応し、リアルイベントだけでなくオンラインイベントの実施経験もある方です。

開発された「WEBENT」は他のツールと何が違うのでしょうか?

音声が途切れないシステムで
ライブ感を楽しめる

webent

まず、イベントに特化しているという点が挙げられます。会議用の配信ツールですと、話している声が優先されるため、BGMが聞こえなくなるという問題もありますが、「WEBENT」ならその心配がありません

また、参加者がスマートフォンやPCを通してリアルタイムに投票をしたり、コメントを投稿できる機能もあります。双方向でのコミュニケーションが取れるため、一方的な配信に終わらない、ライブ感あるイベントができます。

オンラインイベント用のWEBサイトで
参加者を非日常空間へ

WEBサイトの画面"

参加者のイベントへの期待感を高めるために、イベント開催の1週間前から参加者がアクセスできるオンラインイベント用のWEBサイトを設けています。

WEBサイトでは当日の来場者のプロフィールを見られる他、ヒストリーの写真展がみれたり、イベントの概要を見ていただくことができます。その中に、ライブイベントに参加できるボタンがあり、それを押すとイベントに参加できる仕組みです。

配信画面のバーチャル背景のデザインも自社で可能なので、非日常空間を参加者に楽しんでいただけるのではないでしょうか。

高度なセキュリティ&参加者記録機能で主催者も安心・便利

webent

参加者が楽しめるだけでなく、主催者が安心・便利に利用できる機能もあります。

一つは、高度なセキュリティーであることです。アメリカの政府が使っている暗号化システムを使用することで、企業の大切な情報が洩れないシステムになっています。

もう一つは、参加者を記録できる機能です。誰がいつ入退出したかという記録をレポーティングできるので、出欠者を確認する手間が省けます。

盛り上がるオンラインイベントのため取り組みは?

主催者・参加者ともに
安心できる運営体制を整える

盛り上がるイベントにする大前提として、主催者・参加者ともに安心できる運営体制を整えることが大事だと考えます。例えば、配信トラブルで動画が止まってしまったということがあったら、参加者の信頼を一瞬で損ないかねません。

そのため、事前にリスクを洗い出して対策立てておくことが重要だと考え、弊社ではイベントの提案時点ですべてのリスクと対策をあげ、安心して開催できる環境づくりを行っています。

主催者の意向を汲み取ったヒアリング

意向にマッチするイベントを開催するために、主催者の要望を細かく汲み取ることも必要です。

イベントを開催する会社によって課題や目的は様々。しっかりとゴールを達成できるようにヒアリングを行っています。

特に弊社では、齟齬のないイベントをスムーズに行うために、演出や台本の作成も自社で行っています。イベント企画会社の中には、それぞれ代理店に任せるところも多いですが、主催者の意図を表現し、かつコストも抑えるためにデザイナーを在籍させる体制をとっています。

デザイナーは時に営業と一緒に現場に向かい、直接お客さんのお話を聞くことで、的確なアウトプットができるようにしています。

一貫したテーマを設けて
ストーリーを組み立てる

ヒアリングの内容を踏まえて、イベントに一貫するテーマを設けることも大切です。そして、それに沿ったストーリーを組み立てていきます。

組み立てたストーリーに沿った演出や運営を行うことで、イベントの完成度がぐっと上がります。

オンラインイベントを
検討している方へ
メッセージをお願いします

盛り上がる演出のためには、リアルイベントの経験が豊富な会社がおすすめ

オンライン会議の延長線ではなく特別なイベントの開催をお考えの場合は、オンラインだけでなくリアル・イベントの経験豊富なイベント会社を使われることを強くおすすめします。

Zoom、Teamsといったオンライン会議ツールの一般化により、オンラインイベントの開催をオンライン会議と同様で簡単なものと想定されるケースがありますが、会議ではない特別なオンラインイベントは、演出・人員・機材・会場など、テレビ番組を制作するレベルでの準備が必要となります。特に演出に関してはリアルイベントとの共通点が多く、リアルイベントの経験値が重要です。

また、感染症などの状況によって、開催できるイベントが制限される昨今なので、リアル・オンラインどちらの開催でも臨機応変に対応できる会社であれば更に望ましいと思います。

編集チームまとめ

ディーフレックスの「WEBENT」を用いたオンラインイベントでは、WEBサイトの設置やオリジナルのバーチャル背景などで非日常空間を楽しめることが魅力です。しかし、その大前提として、一貫したテーマに沿った演出やミスへの対策など、リアルイベントでの経験が生かされていることがわかりました。

飽きさせないオンラインイベントの実施のためには、オンラインイベント開催経験の豊富さだけに着目するのではなく、リアルイベントでどれだけの経験がある会社か確認することが大事だと言えるでしょう。

ディーフレックスの
特徴

ディーフレックス

2021年のイベント開催実績は250件を誇るディーフレックス。1988年の設立以来、リアルイベント・オンラインイベント・ハイブリッドイベントの経験を重ねることで確実な運営ノウハウを蓄積し、リピート率は95%を超えています(2022年1月調査時点)。

日本全国はもちろん、海外での開催実績も豊富。周年イベントや表彰式などの企業イベントの他、自動車のPRイベントなども得意としています。

「WEBENT」について
公式HPでくわしくみる

ディーフレックスの
基本情報

所在地 東京都港区赤坂2-17-44福吉坂ビル3F、B1F
営業日(定休日) 平日10:00~18:00(土日祝日は休み)
電話番号 03-3589-1711
公式URL https://www.deeflex.jp/