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オンラインイベントの運営がスムーズにいかない

ここでは、オンラインイベント特有のよくあるトラブルをまとめました。トラブルを起こさないために重要なこともまとめているので、オンラインでの社内イベント開催を考えている方はぜひ参考にしてください。

オンラインイベントでよくあるトラブル

画面共有した動画が固まる

オンラインイベントでは、画面共有した動画が固まってしまう、カタついてしまう、といったトラブルが起こりがちです。インターネット環境にはとくに問題がなくても、容量の重いデータをやり取りすることで、こうしたトラブルが起きてしまうことがあります。

誰が話しているのかわからない

たくさんの人が同時に画面上にいる状態で質疑応答やディスカッションなどが行われる場合、「今しゃべっているのはどの人…?」という事態が起きてしまうことも。参加者が混乱することのないよう、あらかじめツール上で設定を整えておくなどの対策が必要です。

人の声は聞こえるのにBGMが途切れる

演出のために流したBGMの音が途切れてしまう…というトラブルもありがち。インターネット環境に問題がなくても、音響機器側の問題でこうしたトラブルが発生してしまうこともあるようです。BGMの不調が気になり参加者がイベントに集中できなくなる可能性もあるため、しっかり対策をとりたいところです。

また、zoomなどの会議用配信ツールは、話している人の声を拾う仕組みになっているため、BGMを流しながら話すということがそもそも難しいものです。イベント専用の配信ツールなどもあるのでイベント企画会社に相談することをおすすめします。

機材・配信トラブル

ネット回線のトラブルや配信用機材のトラブル、オペレーターの操作ミスによるトラブルなどは多くのオンラインイベントで発生しています。万全の準備をしたはずなのに起こってしまうことも少なくなく、担当者に専門知識がない場合は、長時間イベントがストップして来場者の気持ちを下げてしまうことにもつながりかねません。

オンラインイベントでトラブルを起こさないために重要なこと

こうしたオンラインイベントでのトラブルを防ぐには、無線LANではなく有線にすること、また事前のテクニカルテストで音声や動画の品質を入念に確認しておくことなどが重要です。また、システムや機材の冗長化もおすすめします(予備を準備しておくこと)。

しかし、いくら万全に準備しても起きてしまうのがトラブル。万が一の事態に備えて、トラブル発生時のオペレーションも確認しておくことが大事です。

そして自社での開催が難しければイベント企画会社への依頼を検討することが望ましいでしょう。

編集チームまとめ

オンラインイベントでは、オンラインならではのさまざまなトラブルが起こり得ます。専門知識がなければ、なかなか事前の対策や当日の対処がうまくいかないことも多いでしょう。

このサイトで紹介しているイベント企画会社のなかには、オンラインイベントに特化した配信プラットフォームを使用しているところもあります。ぜひそうした会社への依頼も検討してみましょう。

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